Cuantas más responsabilidades tengas, más compleja será la organización de tus actividades y más sentirás que un día no es suficiente para realizar tus tareas. De hecho, sólo se trata de conseguir la organización correcta y más adecuada. Pero, ¿Cómo planificar el tiempo eficazmente?
Bueno, conoce junto a westart.es los mejores tips para que puedas hacer una buena planificación del tiempo y así cumplir con todas tus actividades del día a día.
9 Tips para planificar el tiempo eficazmente
Todos queremos aprovechar al máximo cada hora del día. No obstante, algunas personas pueden dedicar la misma cantidad de tiempo y aun así ser más productivas, exitosas y tener una mejor calidad de vida que otras.
Por tanto, la pregunta es: ¿Cómo podemos gestionar mejor nuestro tiempo? Esta serie de estrategias clave o tips nos ayudará a conseguirlo:
1- Distinguir entre urgencia e importancia
Es importante distinguir entre las tareas urgentes a las que hay que dar prioridad y llevar a cabo inmediatamente, y las tareas importantes que se pueden posponer.
Responder al teléfono de la oficina es urgente, porque si no lo haces, el teléfono colgará. Leer tu correo electrónico es importante, pero no necesariamente urgente.
Mirar tu feed personal de Facebook o Instagram no es urgente ni importante en un contexto profesional, es una tarea que hay que hacer cuando llegas a casa al final del día. Esta distinción entre urgencia e importancia es una de las claves para gestionar el tiempo, planificar eficazmente las tareas y minimizar las distracciones.
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2- Crear un plan diario
Utiliza algunos minutos del día, preferiblemente los primeros del día para crear una lista de tareas diarias que se ajusten al plan semanal que ya tienes en mente. Establece puntos de referencia de rendimiento y prioriza tus tareas del día.
Por ejemplo, si tienes 20 tareas para un día, ¿cuántas de ellas deben realizarse en el mismo día? De igual forma si tienes que estudiar, planificar el tiempo de estudio te será muy útil.
3- Diseña una rutina y cúmplela
Cuando estás trabajando, pueden surgir imprevistos, pero si te acostumbras a seguir una rutina en el trabajo, por ejemplo, serás mucho más productivo. Para muchas personas, la creación y el mantenimiento de una rutina les ayuda a gestionar mejor su tiempo y a mantener el ritmo de trabajo diario.
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4- Establece un límite de tiempo para las tareas
La tarea de leer y responder a los correos electrónicos por ejemplo puede llevarte todo el día si no estableces un límite de tiempo. Así, por tanto, es aconsejable crear un bloque de 15 minutos cada tres horas para revisar el buzón.
También es importante marcar el inicio y el final de las reuniones para evitar que se prolonguen demasiado y que el día termine sin haber hecho nada. Esta estrategia de distribución del tiempo puede aplicarse a diversas tareas. Así evitarás la sensación de que una tarea concreta te ocupa siempre la mayor parte del día.
5- Organiza y ordena tu entorno
Un entorno desordenado puede provocar falta de concentración y falta de atención. Y cuando tu concentración se ve afectada, es más probable que dediques más tiempo del necesario a tus tareas diarias.
Para evitarlo, es importante mantener el escritorio y el entorno de trabajo ordenado y libre de distracciones constantes por montones de papeles y objetos inútiles.
Empieza por vaciar tu escritorio, luego los cajones, las estanterías, los armarios. Esto te ayudará a gestionar mejor tú capacidad para organizar y planificar el tiempo y así aumentar tu productividad.
6- No posponer tareas
Para entender mejor cómo planificar el tiempo no puedes seguir posponiendo tareas o poniendo excusas para algo, pregúntate por qué. Posponer tareas es el enemigo de la gestión adecuada del tiempo. A menudo, las tareas se posponen y se acumulan y al final del día te sentirás abrumado.
7- No intentes hacer varias cosas a la vez
En general, no hay mucha gente que sea buena en la multitarea, porque distrae la mente y hace difícil volver a centrarse en la tarea. Es mucho más efectivo completar una tarea y luego pasar a la siguiente. Si tienes muchas tareas que realizar, agrúpalas e intenta hacer tareas similares de forma sucesiva.
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8- Aprende a delegar
Para muchas personas aprender a planificar el tiempo delegando funciones es una de las habilidades más difíciles de practicar.
Si no delegas, no podrás gestionar tu tiempo y tus operaciones de forma eficaz. Por lo tanto, es necesario y beneficioso compartir y distribuir la carga de tareas en la medida de lo posible con las personas de tu equipo, para que el tiempo de todos se utilice de forma vigorosa.
9- Reconoce la importancia del descanso
Aunque te acuestes y te levantes temprano, si no duermes lo suficiente, no podrás aprovechar el día al máximo. Puedes planificar el tiempo libre dejando un horario de descanso.
Cumple con este horario y evita las distracciones. Antes de irte a dormir, dedícate media hora a despejar la mente. Así que organiza tu rutina diaria para incluir el tiempo antes de irte a la cama.
El éxito de saber cómo desarrollar las técnicas para planificar el tiempo comienza con un plan sólido y el establecimiento de metas y objetivos medibles.
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